Welke geldeenheid gebruik je bij het maken van facturen?

Als je een eigen bedrijf hebt, is het belangrijk dat je je administratie goed op orde houdt. Daarvoor is het maken van facturen noodzakelijk. Als je een eigen bedrijf hebt is het van belang dat je weet wat je moet factureren aan anderen. Je maakt een factuur op van alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook bij rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook de buitenlandse), dien je een factuur te maken. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een stichting of een vereniging. Het zou ook kunnen zijn dat je goederen of diensten gaat leveren of hebt geleverd aan particulieren. Daarvoor ben je niet verplicht een factuur te sturen, maar daarbij gelden wel uitzonderingen. Het moet namelijk wel als je een groothandel bent in levensmiddelen, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken, tabaksproducten en wanneer minimaal 80% van je afnemers ondernemer is. Ook wanneer je een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel gaat verkopen aan een afnemer in een ander EU-land moet je een factuur maken, ook wanneer de levering een afstandsverkoop betreft. Er zijn ook ondernemers die niet aan de factuureisen hoeven te voldoen. Dat zijn ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer, ondernemers in de horeca, ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren, ondernemers die vallen onder de veehandelregeling of de landbouwregeling of ondernemers, die af hebben gesproken dat de afnemer de factuur maakt.

Eigen bedrijf en nu?

Je hebt je eigen bedrijf en dan is het van belang dat je de facturen goed bij gaat houden. Het ligt er een beetje aan wat voor bedrijf je hebt, wanneer je dit gaat doen. Dit kan dagelijks betreffen, maar ook wekelijks of maandelijks. Het ligt er ook aan welke afspraken er zijn gemaakt met de klanten. Sommige mensen hebben wekelijks wat van je nodig, dan kun je per week factureren. Ook als het dagelijks is, dan kun je afspreken voor de administratie dat je het eens per week factureert. Als je echt producten gaat leveren op bestelling, dan kun je het beste per bestelling een factuur sturen. Maar wanneer het diensten zijn die om te rekenen zijn in een vast bedrag per uur of per dag, dan kun je het ook per week doen. Het ligt er dus echt aan wat voor diensten of goederen je gaat leveren, waar en aan wie. Sommige mensen willen vooruit betalen, dit kun je ook doen, maar dan zul je de factuur eerst op moeten maken en dan pas lever je de diensten of producten. Ook hierbij geldt weer, hanteer de afspraken die zijn gemaakt met de klanten.

Wel of geen BTW?

Er zijn speciale regels die gelden of je wel of geen BTW op moet leggen op de facturen. Dit kan te maken hebben met de klanten, maar ook met de goederen of de diensten die je gaat leveren. Naar het buitenland factureer je bijvoorbeeld niet altijd BTW. Het is goed om op de website van de belastingen van tevoren goed na te kijken aan welke eisen een factuur moet voldoen en wanneer je moet factureren met of zonder BTW. Ook je boekhouder kan je hierover informeren. Zorg er in ieder geval voor dat je een BTW nummer hebt van bedrijven, zodat de gegevens altijd nagekeken kunnen worden en alles in orde is, ook op administratief gebied.

Aan wie factureer je?

Een factuur sturen kan aan je vaste klanten, maar ook aan bedrijven en particulieren. Het ligt er aan wat je voor bedrijf hebt. Wanneer je producten verkoopt, stuur je vaak zakelijke klanten en particulieren een factuur bij iedere levering. Dit kan per week zijn, maar dat kan ook per bestelling. Het ligt er aan wat je verkoopt. Bij een grote webshop wordt het vaak per bestelling gedaan, maar wanneer je bijvoorbeeld ergens in wordt gehuurd, kan dat per uur, dagdeel of per dag zijn. Je kunt dan met je opdrachtgever afspreken eens per week, eens per twee weken of eens per maand te factureren. ZZP'ers doen het vaak eens per twee weken, maar ook eens per maand komt vaak voor, zodat ze een maandsalaris krijgen.

Administratie controleren

De facturen op tijd versturen is een, maar het controleren van de administratie is ook belangrijk. Het gaat er om dat je klanten netjes op tijd betalen en als je de betaling na twee weken niet binnen hebt kun je een herinnering sturen. Dit kan per mail, of per post. Maar bellen kan ook gemakkelijk zijn. Vervolgens stel je een nieuwe termijn en wil je dat ze binnen een week overgaan tot betaling.